Акт приема-передачи помещения в аренду

Заключение арендной сделки в отношении объектов недвижимости различного назначения сопровождается составлением ряда важнейших документов. Именно в них определяются условия сделки, права и обязательства сторон, а также иные важные моменты взаимоотношения арендодателя и арендатора. И одним из ключевых документов, без составления которого не рекомендуется оформлять передачу/получение во временную эксплуатацию объектов недвижимости, является акт приема-передачи помещения.

На уровне законодательства установлены правила, применяемые к регламенту оформления означенного документа. И сегодня мы предложим образец акта приема передачи помещения в аренду, а также поговорим о важнейших положениях документа, нюансах его оформления и прочих существенных моментах.

Зачем нужен акт приема-передачи

Значение приемно-передаточного документа переоценить сложно. Акт приема-передачи арендованного помещения обязателен и целесообразен для обеих сторон арендной сделки. Его составление обосновано тем, что сам по себе арендный договор считается соглашением, носящим предварительный характер, и без правильно оформленного передаточного документа не обладает юридической значимостью.

Акт приема передачи подтверждает начало арендных отношений

Непосредственно актом подтверждается факт перехода помещения от собственника к лицу, которое будет временно его эксплуатировать. А это означает, что данный документ подтверждает выполнение условий арендного соглашения.

Любой собственник недвижимости при передаче собственного имущества во временную эксплуатацию заинтересован в его сохранности и наименьшем износе. Приемно-передаточный документ оформляется еще для подтверждения факта перехода недвижимости в эксплуатацию арендатором в нормальном техническом состоянии, без претензий и нареканий от будущего пользователя.

Когда в ходе эксплуатации арендуемого помещения нанимателем наносится некоторый ущерб, материальная составляющая при разрешении вопроса его возмещения возлагается на пользователя объекта. Аналогичный документ составляется и при возврате недвижимости собственнику.

Для каких помещений он обязателен

Арендный договор может быть оформлен в отношении жилого и любого нежилого помещения, хотя в законодательстве прописаны некоторые исключения в части сдаваемых объектов. А это соответственно означает, что оформление документа о приеме-передаче целесообразно при заключении любой арендной сделки.

Составление акта прием-передачи необходимо для всех договоров аренды, вне зависимости от срока

Как правило, арендная сделка заключается при передаче во временную эксплуатацию следующих объектов:

• торговые площади, находящиеся как внутри зданий, так и в формате отдельно стоящего сооружения;
• офисные помещения;
• производственные цеха;
• объекты, предназначенные для складирования различных товаров;
• квартиры и дома;
• гаражи и прочие объекты.

Важно! Документ, фиксирующий факт перехода недвижимости от собственника к арендатору, необходимо составлять в отношении любого объекта и независимо от срока аренды (найма) недвижимого имущества.

Правила оформления акта

Акт сдачи-приемки помещения по договору аренды – это документ, составленный в письменной форме. Он может быть составлен в произвольной форме или на бланке организации, которая является одной из сторон соглашения. Акт можно написать от руки или использовать при его составлении технические средства. При составлении документа недопустимы помарки, исправления, грамматические ошибки, неаккуратность оформления и пр.

Акт заверяется подписями обоими участниками арендного соглашения. Когда в качестве одной (обеих) из сторон выступает организация, то обязательно подтверждение подписи уполномоченного представителя печатью или приложение доверенности, выписанной на его имя и оформленной соответствующим образом.

Факт наличия или отсутствия претензий по помещению фиксируется в акте

Что необходимо указать

Независимо от того, в отношении какого объекта совершается арендная сделка (оформляется ли сдача квартиры либо офиса в аренду), в передаточный документ должны включаться только достоверные данные. Иначе его юридическая значимость можно оспорить в судебной инстанции.

В каждом документе приема-сдачи недвижимости по арендному соглашению должны присутствовать следующие сведения:

1. Идентификационные данные приемно-передаточного акта – номер, число и место его составления.
2. Идентификационные сведения о договоре, дополнением к которому выступает оформляемый акт.
3. Название документа.
4. Полные данные об участниках сделки;
5. Идентификация объекта, передаваемого во временную эксплуатацию, включая точные адресные координаты, реквизиты кадастровых документов и пр.
6. Подробные сведения о техническом состоянии объекта и переходящего вместе с ним имущества. Описывается состояние стен, потолков, полового покрытия, оконных и дверных конструкций, а также прочие сведения по объекту. Эта информация вносится при проведении осмотра помещения, с личным присутствием обоих участников договора. Когда документ составляется только арендодателем, то последующая проверка внесенных данных арендатором обязательна.
7. Описание имеющихся коммуникаций (водопровод, канализация, тепло- и электроснабжение, телефонная линия и интернет-подключение, охранная и пожарная сигнализация и прочее).
8. Отметка о претензиях либо их отсутствии у принимающей помещение стороны.
9. Указание периода действительности документа, если договор не является бессрочным.
10. Уточнение количества составленных экземпляров приемно-передаточного акта.

Документ составляется в соответствии с установленными правилами

Документ, после внимательной проверки его содержимого, заверяется подписями лиц, проводивших осмотр объекта (расшифровка подписи обязательна).

Тут вы можете скачать стандартный образец (бланк) акта приема-передачи нежилой недвижимости по арендному соглашению.

Сроки хранения

В законодательно-правовых нормативах прописано, что акт сдачи-приемки подлежит хранению вместе с документами, сопровождающими арендную сделку (договор, дополнительные соглашения, копии правоустанавливающей документации и пр.) в отдельной папке. Период хранения документов регламентируется порядком хранения внутренней документации юридического лица, а также в соответствии с законодательными требованиями РФ.

По окончании установленного срока вся документация, относящаяся к данному арендному соглашению (договор и дополнения к нему) должна быть утилизирована.

По завершению установленного срока действия аренды стороны-участницы вправе аннулировать сделку или продлить ее. Если соответствующее положение по автоматическому продлению арендных отношений заранее прописано в первоначальном договор, то составление нового акта прием-передачи помещения не потребуется. Он будет пролонгирован вместе с главным договором. Но если данного условия в договоре нет, а стороны согласовали пролонгацию арендных отношений, то им необходимо оформить новый договор, а значит и новый приемно-передаточный акт.

При расторжении арендной сделки оформляется акт о возвращении имущества собственнику, свидетельствующем о надлежащем состоянии помещения и отсутствие претензий у арендатора. Его содержание аналогично содержанию приемно-передаточного документа. Несвоевременное оформление означенного документа ведет к нежелательным последствиям. Например, к нанимателю помещения будут предъявлены необоснованные претензии от арендодателя о ненадлежащем исполнении ранее достигнутых договоренностей в части целевого использования недвижимости. И, отметим, что подобные претензии арендатору, при отсутствии возвратного акта, опровергнуть будет проблематично.

Акт приема-передачи должен храниться вместе с арендным договором

Последствия отсутствия такого акта

Отсутствие приемно-передаточного акта предполагает не его утерю, а изначальное не составление документа или его оформление с серьезными нарушениями действующих правил.

Если рассматривать отсутствие данного документа, то в одинаковой степени, они могут затронуть владельца недвижимого имущества и лицо, арендующее помещение. Мы уже говорили ранее, что составление приемно-передаточного акта выступает доказательством законности арендной сделки. С отсутствием акта не исключено наступление следующих последствий:

• у арендодателя могут возникнуть проблемы с получением установленной арендной платы, поскольку договор вступает в силу с момента передачи помещения арендатору, факт которого подтверждает данный документ;
• при причинении ущерба собственности нанимателя арендатор может отказаться от его возмещения, а доказать факт порчи имущества без приемно-передаточного акте не получится;
• арендатором могут не исполняться договоренности достигнутые при оформлении сделки;
• у арендатора при проведении проверок уполномоченными инстанциями могут возникнуть сложности из-за оформления документов (договор, приложения к нему), законности пользования помещением и самой предпринимательской деятельности.

За отсутствие приемно-передаточного акта сотрудники налоговой службы могут назначить солидные штрафы, что неблагоприятно отражается на ведении бизнеса.

При отсутствии акта приема-передачи стороны сделки могут столкнуться с негативными последствиями

Мы перечислили лишь несколько вариантов развития ситуации при отсутствии акта приема-передачи помещения. Но из этого можно сделать вывод, что любой из них негативно отражается на работе лиц, арендующих помещение. Поэтому крайне желательно не пренебрегать установленных законом правил и своевременно оформлять акт приема-передачи при оформлении арендной сделки. А после оформления всех документов и регистрации соглашения (если это необходимо) к сохранности документации необходимо отнестись не менее серьезно.

Помимо того, обращаясь в крупные кредитно-финансовые учреждения как собственник недвижимости, так и арендатор должны подтвердить свою состоятельность и платежеспособность. Для этого в некоторых ситуациях кредитор вправе затребовать предоставление документов, подтверждающих предпринимательскую деятельность. А арендный договор и приемно-передаточный акт являются неоспоримым доказательством законности бизнеса, реальности его существования и надежности.

Заключение

Из вышесказанного можно сделать вывод, что оформление означенного документа, доказывающего факт перехода недвижимости от арендодателя к арендатору. Актом фиксируется техническое состояние недвижимости на момент оформления арендной сделки и передаваемого с им имущества. Что предполагает отсутствие претензий сторон-участниц в отношении друг друга.

Актом приема-передачи подтверждается начало арендных отношений

Но самое главное, именно оформлением и подписанием означенного документа стороны-участницы подтверждают начало арендных отношений и исполнения достигнутых договоренностей. Он гарантирует отсутствие проблем при проведении регистрационных действий в отношении договора аренды, если таковые предусмотрены, а также защищает от всяческих проблем при передаче/получении помещения во временную эксплуатацию.