Компенсация за аренду квартиры сотрудникам

Довольно часто владельцы предприятий сталкиваются с необходимостью отправлять сотрудников в другой город или местность. В этом случае, как правило, работодатели заботятся о том, чтобы компенсировать проживание, питание, представительские и другие расходы. Важно знать, как правильно оформляется компенсация за аренду жилья сотруднику с точки зрения заключения договоров, исчисления НДФЛ и обложения страховыми взносами.

Важно понимать, что каждую ситуацию лучше рассматривать как конкретный случай, поскольку возможны варианты (например, если производится аренда жилья на длительный период, а сотрудник приезжает периодически, если договор аренды заключается непосредственно компанией или самим сотрудником по приезду в другой город). Но существуют и общие правила, от которых рекомендуется отталкиваться.

Документальное оформление

Чтобы правильно оформить мероприятия, связанные с арендой жилья, компания должна прописать необходимость компенсации, а также возможность осуществления оплаты в нематериальной форме как возмещение расходов за жилье, в трудовом договоре или коллективном (не гражданско-правовом). Правильные действия в этом случае помогут учитывать эти расходы при расчете налогообложения на прибыль. В противном случае некоторые работники налоговых служб могут не причислять возмещение компенсации к налоговым расходам, поскольку не засчитают их как оплату в пользу работника за выполнение трудовых функций.

При выплате компенсации не требуется заключения особых форм договоров, расчета сроков или определенных тонкостей – документально оплата оформляется таким же образом, как и ежемесячные начисления оплаты труда. Единственная разница – указывается вид выплаты.

Удержание НДФЛ при выплате компенсации

В интересах организации представить возмещенную сумму как часть расходов при налогообложении прибыли. Согласно Трудовому кодексу, оплата аренды квартиры сотруднику может представляться в качестве «натуральной» формы расчета, однако при этом размер компенсации не должен быть выше 20 процентов оплаты, начисленной ему за оговариваемый месяц. Эти правила касаются случаев, когда сотруднику предоставляется квартира, которая была найдена и оплачена непосредственно компаний, или же если работник сам находит жилье, заключает договор с владельцем квартиры и осуществляет оплату. Именно при втором варианте возможна ситуация, когда налоговой службой компенсация не расценивается как оплата труда.

Обложение страховыми взносами

Многие полагают, что возмещение расходов на аренду жилья является  объектом обложения страховыми взносами. Однако подобную компенсацию нельзя причислять к оплате за выполнение труда, облагаемой страховыми взносами, поскольку она не носит поощрительный характер, не зависит от способностей, профессионализма работника и качества выполнения им его трудовых обязанностей. Согласно Закону о страховых взносах, компенсационные расходы не облагаются ими, в то числе, если начислены за аренду жилого помещения при переезде или командировке.

Компенсация квартиры как часть зарплаты

Встречаются такие случаи, когда компания оплачивает не компенсацию аренды жилья сотрудникам на период командировки или обучения, либо на стадии испытательного периода во время обустройства, а сумму аренды квартиры на весь период осуществления сотрудником трудовой деятельности. Это касается тех ситуаций, когда квалификация работника оправдывает экономическую невыгодность необходимости регулярных выплат возмещения оплаты жилья.

В этом случае компенсация уменьшает размер налогооблагаемой прибыли. Оплата считается доходом сотрудника, начисленном в натуральной форме, а потому облагается налогом на доходы с физических лиц. Страховые взносы с этой суммы также начисляются. Следует понимать, что в любом случае возможны претензии со стороны соответствующих органов, поэтому важно разбираться в этом вопросе и правильно оформить операцию предоставления жилья документально.